Zehn Gründe für Vereinssoftware, und woran du gute erkennst

Viele Vereine arbeiten mit einer Excel-Liste, einem Kassenbuch und dem Online-Banking. Das reicht, solange eine Person alles macht. Es hört auf zu reichen, wenn der Kassenwart wechselt, das Finanzamt nach der Mittelverwendung fragt oder ein Mitglied wissen will, welche Daten der Verein über es speichert.

1. K1Eine Mitgliederliste statt vier Dateien

   Die Liste des Schriftführers, die des Kassenwarts, die Adressliste für die Vereinszeitung: Jede Adressänderung muss an jeder Stelle nachgetragen werden, und irgendwo fehlt sie dann. Vereinssoftware hat eine Liste mit Eintritts- und Austrittsdatum, aus der Beitragslauf, Serienbrief und Einladung zur Mitgliederversammlung lesen.

   Prüfen: Gibt es eigene Felder, Familienmitgliedschaften und eine Historie?

2. K2Beiträge per SEPA-Lastschrift

   In Deutschland zieht man Beiträge per Lastschrift ein. Dafür braucht es ein Mandat des Mitglieds, eine Vorabankündigung vor jedem Einzug und eine saubere Behandlung von Rücklastschriften. Software verwaltet die Mandate, kündigt den Einzug an und bucht die Zahlung, wenn sie eingeht.

   Prüfen: Wie kommt das Mandat zustande, und was kostet jeder Einzug?

3. K3Kontoauszüge, die sich selbst zuordnen

   Überweist ein Mitglied selbst, sucht jemand die Zahlung im Kontoauszug. Programme, die CAMT.053 oder MT940 einlesen, ordnen sie über Betrag, Verwendungszweck und IBAN der offenen Rechnung zu. Was nicht passt, steht getrennt.

   Prüfen: Welche Formate werden gelesen, und lernt das Programm aus manuellen Zuordnungen?

4. K4Zuwendungsbestätigungen nach amtlichem Muster

   Ein gemeinnütziger Verein darf für Spenden und, je nach Zweck, für Mitgliedsbeiträge Zuwendungsbestätigungen ausstellen. Sie müssen dem amtlichen Muster folgen. Bis 300 Euro reicht dem Spender der Kontoauszug als Nachweis, darüber braucht er die Bestätigung. Software erstellt sie aus den gebuchten Zahlungen, einzeln oder als Sammelbestätigung.

   Prüfen: Folgt die Vorlage dem amtlichen Muster, und gibt es Sammelbestätigungen?

5. K5Buchhaltung nach den vier Sphären

   Das Finanzamt unterscheidet bei gemeinnützigen Vereinen den ideellen Bereich, die Vermögensverwaltung, den Zweckbetrieb und den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Wer das Vereinsfest und die Beiträge im selben Topf bucht, sortiert es zur Steuererklärung von Hand auseinander. Software, die jede Buchung einer Sphäre zuordnet, liefert die Aufteilung gleich mit.

   Prüfen: Sphären, Einnahmen-Überschuss-Rechnung, und gibt es einen DATEV-Export für den Steuerberater?

6. K6DSGVO, die man erklären kann

   Der Verein ist für die Daten seiner Mitglieder verantwortlich, der Softwareanbieter ist Auftragsverarbeiter. Dafür schreibt Art. 28 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung vor. Dazu Rechte je Vorstandsrolle, Zwei-Faktor-Anmeldung und Server in der EU. Eine Excel-Datei auf drei privaten Laptops erfüllt nichts davon.

   Prüfen: Gibt es den AV-Vertrag, und wo stehen die Server?

7. K7Kassenprüfer mit Lesezugang

   Die meisten Satzungen sehen zwei Kassenprüfer vor, die vor der Mitgliederversammlung die Kasse prüfen. Statt eines Ordners bekommen sie einen eigenen Zugang, der nur lesen kann: jede Buchung mit Beleg und Kontoauszug.

   Prüfen: Gibt es eine Rolle für Kassenprüfer, die nichts ändern kann?

8. K8Vorstandswechsel ohne Datenverlust

   Mit dem Kassenwart gehen oft Passwörter, Tabellen und Wissen. In Vereinssoftware haben Vorstandsrollen ein Anfangs- und Enddatum. Der neue Kassenwart hat am ersten Tag Zugang, der alte verliert ihn am letzten. Die Eintragung des neuen Vorstands ins Vereinsregister ersetzt das nicht, aber die Daten bleiben, wo sie sind.

   Prüfen: Lassen sich Rollen befristen, und sieht jede Rolle nur, was sie braucht?

9. K9Online-Beitritt über die eigene Website

   Ein Beitrittsformular auf der Vereinsseite schreibt die Daten direkt in die Mitgliederliste, holt das Lastschriftmandat ein und lässt den Vorstand den Antrag annehmen. Niemand tippt mehr ein Papierformular ab.

   Prüfen: Lässt sich das Formular einbinden, und können Eltern mehrere Kinder anmelden?

10. K10Aufbewahrung, die das Finanzamt akzeptiert

    Nach § 147 AO bewahrt ein Verein Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre auf, Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre, Geschäftsbriefe sechs Jahre. Eine Software, die Beleg und Buchung zusammen speichert und nicht löschen lässt, was noch aufbewahrt werden muss, erledigt das nebenbei.

    Prüfen: Hängen Belege an der Buchung, und lässt sich alles exportieren, falls du wechselst?