Ratgeber: was die Software können muss, weil das Gesetz es verlangt

K5Gemeinnützigkeit und die vier Sphären

Ein gemeinnütziger Verein muss seine Einnahmen und Ausgaben vier Bereichen zuordnen: dem ideellen Bereich (Beiträge, Spenden), der Vermögensverwaltung (Zinsen, Vermietung), dem Zweckbetrieb (etwa Kursgebühren, die dem Satzungszweck dienen) und dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb (Vereinsfest, Getränkeverkauf). Nur der letzte kann steuerpflichtig werden, und nur, wenn die Einnahmen dort die Besteuerungsgrenze überschreiten.

Das Finanzamt prüft die Gemeinnützigkeit in der Regel alle drei Jahre anhand der Steuererklärung und der Aufzeichnungen. Dann muss erkennbar sein, dass die Mittel zeitnah für den Satzungszweck verwendet wurden. Eine Buchhaltung, die jede Buchung beim Erfassen einer Sphäre zuordnet, erspart dir das Sortieren im Nachhinein.

K4Zuwendungsbestätigungen

Für Spenden stellt der gemeinnützige Verein eine Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Muster aus. Bis 300 Euro je Zuwendung genügt dem Spender der Kontoauszug zusammen mit einem Beleg des Vereins über den Zweck (§ 50 EStDV). Mitgliedsbeiträge sind nicht in jedem Verein abziehbar: Bei Vereinen, die zum Beispiel Sport, Freizeitgestaltung oder Heimatpflege fördern, sind sie es nicht (§ 10b Abs. 1 EStG). Eine Sammelbestätigung für alle Zuwendungen eines Jahres ist erlaubt und spart Papier.

K2SEPA-Lastschrift

Für den Beitragseinzug braucht der Verein ein Mandat des Mitglieds und kündigt jeden Einzug vorher an. Ohne andere Vereinbarung gilt dafür eine Frist von 14 Tagen; in der Beitragsordnung oder im Mandat kann eine kürzere stehen. Ein Mitglied kann eine Lastschrift acht Wochen lang ohne Angabe von Gründen zurückgeben lassen, bei fehlendem Mandat sogar 13 Monate. Software, die Rücklastschriften erkennt und das Mitglied erneut anschreibt, nimmt dem Kassenwart hier viel Arbeit ab.

K7Kassenprüfung und Entlastung

Das BGB schreibt keine Kassenprüfung vor, aber fast jede Satzung. Meist wählt die Mitgliederversammlung zwei Kassenprüfer, die nicht dem Vorstand angehören. Sie prüfen Belege, Kasse und Konten und berichten der Versammlung, die dann über die Entlastung des Vorstands abstimmt. Ein Lesezugang zur Buchhaltung ersetzt nicht ihr Urteil, aber den Ordner.

K10Aufbewahrung

Nach § 147 AO bewahrt der Verein Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre auf. Für Buchungsbelege gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Frist von acht Jahren, für empfangene und versandte Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Elektronisch aufbewahren ist erlaubt, wenn die Unterlagen unverändert und lesbar bleiben.

K6DSGVO

Mit dem Softwareanbieter schließt der Verein einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Eine Datenpanne mit Risiko für die Mitglieder meldest du binnen 72 Stunden der Datenschutzaufsicht deines Bundeslandes. Einen Datenschutzbeauftragten braucht der Verein in der Regel erst, wenn mindestens 20 Personen ständig mit personenbezogenen Daten arbeiten (§ 38 BDSG). Ein Mitglied hat das Recht zu erfahren, was der Verein über es speichert; eine Software mit Mitgliederbereich beantwortet das, bevor jemand fragt.

K8Vereinsregister und Transparenzregister

Ändert sich der Vorstand, meldet der neue Vorstand das beim Vereinsregister an, mit notarieller Beglaubigung (§ 77 BGB). Für eingetragene Vereine übernimmt das Transparenzregister die Angaben aus dem Vereinsregister; eine eigene Meldung ist meist nur nötig, wenn jemand anderes als der Vorstand den Verein wirtschaftlich beherrscht. Die Software meldet nichts davon, aber eine Liste der Vorstandsrollen mit Datum zeigt sofort, wer wann im Amt war.

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Welche Programme das wie lösen, steht im Vergleich. Dort steht bei jedem Programm, ob es Buchhaltung, SEPA-Lastschrift, DATEV-Export und Zuwendungsbestätigungen anbietet.